Passo a passo da Reunião de Planejamento da Sprint

Para garantir uma excelente Reunião de Planejamento da Sprint , sugiro seguir os passos abaixo:

1. Abertura

Comece a reunião com um quebra-gelo de pelo menos 10 minutos, converse sobre trivialidades e tente empolgar o time para a reunião. Neste momento, você pode apresentar vídeos ou qualquer outra dinâmica que achar interessante. ➡️Qualquer membro do Time Scrum

Em seguida explique o objetivo da Reunião de Planejamento, suas regras e timebox. É importante deixar alinhado o entendimento sobre o evento e suas regras. Usualmente é compartilhado uma apresentação com o Time Scrum➡️Scrum Master

2. Visão, mudanças e Feature(s) indispensável(eis)

Mostre a Visão do Produto e acrescente seus comentários ➡️ Dono(a) do Produto (PO)

Informe quaisquer mudanças no projeto desde a última Reunião de Planejamento da Sprint. ➡️ Dono(a) do Produto (PO)

Compartilhe as features indispensáveis para a Sprint atual e qual a sua sugestão para a Meta da Sprint ➡️ Dono(a) do Produto (PO)

3. Velocidade e Capacidade do Time

Apresente a capacidade e a velocidade do time, respectivamente em horas/dias ideais e pontos de histórias (story point), que podem ser considerados no planejamento da Sprint. Se um time tem 80 dias ideais de capacidade e 100 pontos de velocidade estes limites máximos não podem ser ultrapassados. No cálculo do limite da capacidade devem ser desconsiderados férias, horas de treinamentos, feriados, improdutividade (usualmente -20% da hora útil), dentre outros) ➡️Scrum Master

4. Backlog da Sprint

Apresente os Itens do Backlog do Produto (PBI) previamente ordenados para a Sprint atual. Usualmente o PO apresenta o suficiente para as próximas três Sprints, levando em consideração suas interdependências. ➡️ Dono(a) do Produto (PO)

Revise a Definição de Pronto (DoD). Se existir divergência, discuta com os Desenvolvedores e cheguem a um consenso. Dono(a) do Produto (PO).

Analise se as Histórias de Usuário apresentadas pelo(a) PO atendem a Definição de Preparado (DoR). Se as Histórias do Usuário atenderem a DoR mova-as para a Backlog da Sprint; PBI com qualquer pendência ou bloqueio não devem ser consideradas no planejamento e devem ser devolvidas ao Backlog do Produto para que o PO tome as devidas providências ➡️ Desenvolvedores do Produto

Selecione as Histórias de Usuário para a Sprint atual e chegue a um acordo com o(a) PO sobre a meta da Sprint. ➡️ Desenvolvedores do Produto

Defina “quem” e “como” vai fazer o trabalho. Registre os detalhes, e as informações necessárias na História do Usuário ➡️ Desenvolvedores do Produto

Realize estimativas de complexidade para as Histórias de Usuário selecionadas para a Sprint atual. Usualmente é utilizado o Planning Poker neste momento. ➡️ Desenvolvedores do Produto

Quebrem as Histórias de Usuário em subtarefas e estimem as horas para concluí-las, assim é possível comparar com o limite máximo da capacidade do time. Uma ferramenta on-line de tracking acelera muito esta etapa. ➡️ Desenvolvedores do Produto

Verifique se a estimativa do Backlog da Sprint está de acordo com a velocidade e a capacidade do time. Se não estiver, solicite ao(a) PO que remova Histórias do Usuário do Backlog da Sprint até atingir os limites da capacidade e velocidade. ➡️Scrum Master

5. Iniciar a Sprint

Após chegar a um consenso sobre a Meta da Sprint e o Backlog da Sprint criado, então, a Sprint pode ser iniciada na ferramenta de tracking, se houver. ➡️ Dono(a) do Produto (PO)

6. Monitorização

Realize a atualização dos radiadores de informação, como o Quadro Scrum e o Gráfico de Burndown. Usualmente a ferramenta de tracking gera os radiadores automaticamente. ➡️ Dono(a) do Produto (PO)

Atualize os KPIs do projeto, tais como velocidade esperada, pontos de histórias previstos na Sprint atual, etc.➡️Scrum Master

Registre as informações da Reunião de Planejamento da Sprint em ferramentas apropriadas. ➡️Scrum Master

7. Repita

Agende a próxima Reunião de Planejamento da Sprint considerando calendário seguido pelo projeto. É importante verificar com antecedência se a próxima reunião coincide com um feriado ou “ponte” da organização.➡️Scrum Master

8. Encerramento

Finalize a Reunião de Planejamento da Sprint. Outra ação motivacional pode ser realizada neste momento. ➡️Scrum Master

Se o timebox expirar (8 horas para uma Sprint de um mês, para Sprints menores o prazo é menor), o Time Scrum deve encerrar a reunião e iniciar a Sprint com o que foi planejado até aquele momento. Os Desenvolvedores, então, devem complementar o planejamento durante a Sprint, realizando a decomposição das Histórias de Usuário em subtarefas, estimando-as e incluindo detalhes que porventura sejam necessários. Eles também podem agendar reuniões com o(a) PO para elucidações, inclusão ou exclusão de Histórias do Usuário no Backlog da Sprint. Cumprir o timebox faz parte do aprendizado, quanto mais experiente for o time com Scrum, mais fácil se tornará atender o tempo fixado.

Todos os pontos discutidos, preocupações, problemas, pressupostos, dependências e definições levantadas durante a Reunião de Planejamento da Sprint devem ser registradas e disponibilizadas para os envolvidos no projeto.

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