Os papéis no Kanban

O Método Kanban é um método de “comece com o que tem agora” e não define novas funções ou cargos, mas à medida que a organização cresce sua maturidade.

O Método Kanban é um método de “comece com o que tem agora” e não define novas funções ou cargos, mas à medida que a organização cresce sua maturidade, é sugerido a inclusão de duas funções que serão fundamentais na implantação e execução do Método Kanban, são eles: Gerente de Requisição de Serviço – GRS – (Service Request Manager – SRM) e Gerente de Entrega de Serviço – GES (Service Delivery Manager – SDM).

**Gerente de Requisição de Serviço (*Service Request Manager***)

Faz parte das responsabilidade do(a) Gerente de Requisição de Serviços – GRS, praticar a melhoria contínua dos processos, acompanhar as métricas definidas para monitorarem o Fluxo Upstream, bem como estar constantemente revisando as políticas para melhor refletirem o dia-a-dia do fluxo de trabalho, além de garantir que quaisquer alterações sejam conhecidas por todos os membros do time.

É de sua responsabilidade gerir e entender as expectativas dos clientes para apresentar os cartões ou itens de trabalho que mais entreguem valor, durante a Reunião de Reabastecimento.

O(A) GRS é o responsável pelas atividades de Upstream do fluxo, e por facilitar as reuniões de Revisão Estratégica, de Revisão de Operação, de Revisão de Riscos e de Reabastecimento.

É usualmente requerido que o(a) GRS tenha conhecimento do negócio para garantir que as solicitações de serviços estejam alinhadas com as metas estratégicas da organização.

🎯 O(A) GRS é responsável por facilitar o fluxo upstream, gerir as demandas do cliente até que sejam claramente entendidas para virarem cartões ou itens de trabalho, que serão selecionados pelo time durante a Reunião de Reabastecimento.

**Gerente de Entrega de Serviço (*Service Delivery Manager***)

O(A) Gerente de Entrega de Serviços – GES, às vezes chamado de flow master, é responsável por gerir o fluxo downstream do Método Kanban (todo o trabalho desde o Ponto de Compromisso até a última etapa do fluxo).

Faz parte das responsabilidades do(a) GES facilitar as seguintes cadências: Reunião Kanban (Kanban Meeting), de Planejamento de Entrega, de Revisão de Entrega do Serviços.

Além de performar as cadências citadas, o(a) GES realiza a análise dos problemas do fluxo, das dependências entre itens de trabalho e/ou sistemas kanbans, retrabalhos e dos desbloqueios que porventura sejam necessários para garantir as entregas compromissadas com o cliente, que foram selecionadas na Reunião de Reabastecimento.

O(A) GES monitora continuamente o quadro kanban e usa as métricas para verificar desvios ou atrasos e como o Fluxo de Trabalho (workflow) está se comportando. Quando existe qualquer desvio ou atraso, é ele quem puxa e facilita as reuniões com os respectivos responsáveis para escalar ou implantar as ações corretivas ou de recuperação. Portanto, o(a) GES, é um elemento chave para a manutenção da melhoria contínua do processo. Outrossim, é quem garante que todos os envolvidos entendam e pratiquem os princípios do Método Kanban.

🎯 O(A) GES deve garantir que a qualidade está adequada, conforme esperada. Também, é ele quem garante que o fluxo seja sustentável, fomenta e realiza ações de melhoria contínua no fluxo de trabalho.

Conclusão sobre papeis no Kanban

Em resumo, não existe definição de papeis no Método Kanban, as funções atuais podem ser utilizadas ou adaptadas conforme necessário. Usualmente, quanto mais maduro o Método Kanban as organizações reforçam o time com o(a) Gerente de Requisições de Serviço (GRS) e o (a) Gerente de Entrega de Serviço (GES).

🎯 O Método Kanban não compartilha a agenda de reestruturação de cargos multifuncionais do Agile.

Levando em consideração a maturidade da organização, o Método Kanban indica que os papeis podem ser implementados das seguintes formas:

O time compartilha a responsabilidade;
Membros do time assumem mais atividades além da escopo de seu trabalho atual, ou seja, também performam as atividades do(a) GRS ou GES;
Um(a) membro do time é formalmente nomeado(a) GRS ou GES, mas a estrutura organizacional não muda;
Um(a) membro do time é formalmente nomeado(a) GRS ou GES e uma nova estrutura organizacional é criada para acomodar o novo cargo.

A seguir, um quadro kanban que destaca as responsabilidades dos papeis por etapas do fluxo: